院行政〔2021〕111号
关于印发《合肥学院研究生档案管理办法》的通知
各二级学院（中心）、校直各部门：
《合肥学院研究生档案管理办法》经校长办公会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。
附件：《合肥学院研究生档案管理办法》
合肥学院
2021年6月11日
附件
合肥学院研究生档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强研究生档案管理工作，实现研究生档案管理的科学化、规范化，根据教育部印发的《全国硕士研究生招生工作管理规定》（教学〔2017〕9号）和《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）及《安徽省档案条例》等相关政策，结合我校研究生管理的实际情况，特制定本办法。
第二条 研究生档案是记录和反映研究生个人经历的重要文字材料，是考察研究生本人学习、工作、生活和成长情况的重要依据。
第三条 学校研究生档案管理工作，实行学校统一领导，各研究生培养单位协助配合管理。
第二章 研究生档案保管原则
第四条 研究生档案管理是研究生教育与管理的重要组成部分，管理中应确保研究生档案的真实性、完整性、安全性和保密性。
第五条 研究生档案存放于学生处学生档案室。
第三章 新生档案调取、审核与管理
第七条 各学院研究生教学秘书协助研究生招生办公室对新入学研究生进行入学资格审查，统计新生报到情况，并报送研究生招生办公室，研究生招生办公室负责将自动放弃入学资格者、取消入学资格者及不符合入学条件者档案，退回考生原单位。资格审核内容包括：
（一）研究生的政治思想情况；
（二）报考研究生之前个人学习、工作履历中档案材料是否齐全；
（三）档案中学历、学位信息与报考信息是否一致；
（四）其它需要审核的赌博平台材料。
第八条 研究生招生办公室负责将取得学籍研究生新生的《研究生录取登记表》、《新生入学体检表》等招生环节产生的材料，发放二级学院，由二级学院辅导员放入新生转交的档案中。
第九条9月中下旬，二级学院完成新生入学资格审查，并将审查合格情况报至研究生培养办公室，完成入学注册手续的研究生新生档案，按照研究生学号顺序整理后移交学生处学生档案室。
第十条 研究生档案材料移交时，须办理移交手续，填写《档案移交登记单》，一式两份，由交接双方核对确认签字后，各执一份。
第四章 研究生在校期间档案材料管理与归档
第十一条 研究生在学期间产生的各种评优评奖、培养、学位等需要装入个人档案的材料，均由材料组织的科室暂存，在研究生毕业年份5月底之前，将材料发给研究生所在学院，由学院统一组织归档。
第十二条 研究生档案材料包括入学转来的原始档案和研究生在校学习期间产生的以下需要归档的材料：
研究生录取登记表。
研究生入学体检表。
研究生培养档案。
研究生学位申请书。
研究生毕业生体检表。
党、团组织相关材料。
全国毕业研究生就业通知书。
研究生学籍异动材料。
奖惩材料。
其它应予归档的研究生个人材料。
第十三条 研究生档案材料归档的要求：
（一）每份档案袋上要列出研究生归档材料的具体目录，简要记载归档的主要材料。
（二）研究生归档材料应真实准确，完整清晰，有签字、盖章要求的材料，须签章齐全。
（三）档案材料须用蓝黑钢笔或签字笔填写，严禁涂改、修补和其它技术处理。
第五章 研究生档案的查阅与使用
第十四条 有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的，应由两人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有效身份证明，说明查阅内容及目的，方可在档案管理人员监督下查阅档案，并按规定予以登记。
第十五条 研究生档案一般不得借阅，校内研究生培养单位确因工作需要借阅档案的，须由借阅单位出具证明，经档案管理人员审核同意后，方可办理借阅手续。
第十六条 研究生档案借阅时间不得超过3天，若情况特殊需延期的，应补办延期借阅手续，但至多不超过10天。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十七条 查（借）阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得转借、涂改、圈划、标记、增删、抽页、撤换、剪裁、拆散等。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，造成档案损毁、丢失或泄密的，将追究其法律责任。
第十八条 研究生不得查阅本人档案。确有特殊原因需要查询本人档案中相关信息或复制本人档案中相关材料的，须出示本人有效身份证件，向档案管理人员提出申请，说明需要和使用目的，经档案管理人员审核同意后按照档案管理办法规定办理。
第六章 研究生档案的转递与留存
第十九条 研究生毕业时，各培养学院须按照研究生处统一要求，对拟毕业研究生在校期间产生需要转入本人档案的材料，进行整理、归档、密封，加盖骑缝章，并在规定时间内移交研究生处，同时向研究生处提交拟毕业研究生就业、升学等落实情况。研究生处将依据学院提交的档案转递信息和国家相关政策，办理档案的转递手续。
第二十条 凡是退学、取消学籍、开除学籍及因公出国攻读学位的研究生，在办理离校手续后，将其档案转回生源地地市级教育局毕业分配办公室或原单位。
第二十一条 落实就业单位或回生源地就业研究生档案，转递依据为《全国毕业研究生就业通知书》；升学研究生档案转递依据为《录取通知书》或《调档函》；退学、取消学籍、开除学籍及因公出国攻读学位的研究生档案的转递，依据相关证明材料办理。
第二十二条 毕业研究生档案若因特殊情况需个人提取的，须提供档案接收单位《调档介绍信》和提档人员有效身份证件，并签责任书后方可自带。
第二十三条 未落实就业单位的研究生，学校可为其自毕业时间起，保存档案两年。
1. 保存期间，落实就业单位或升学者持本人有效身份证件，凭《全国毕业研究生就业通知书》或《录取通知书》，到研究生处办理档案转递手续。
2. 保存期满，未落实毕业去向者，省内毕业生档案，转递生源地地市级教育局；省外毕业生档案，按照生源地政策要求转递。
第七章 附则
第二十四条 本办法自公布之日起执行，原《合肥学院硕士研究生档案管理暂行办法》（院行政〔2012〕189号）同时废止。
第二十五条 本办法由研究生处负责解释。
